Los mejores canales de comunicación dentro de la empresa

Cuando se trabaja en la gestión de conflictos en la empresa se descubre rápidamente que la comunicación es una parte fundamental de la misma. De que sea correcta y fluida depende en buena parte que pueda llegar a haber un buen clima laboral en ella y, por lo tanto, las cosas funcionen bien a todos los niveles.

A la hora de poder atajar problemas internos en el seno de la empresa la forma de detectarlos y solucionarlos radica en que la existencia del problema llegue a oídos de quien pueda hacer algo para resolverlo.

La comunicación interna

Sabemos que en el trabajo del ombudsman organizacional se da gran importancia a la comunicación, tanto a la referente a la difusión de buenas prácticas, como a la que realiza en su labor diaria. Para saber un poco más sobre la segunda queremos revisar cuáles son los canales de comunicación más habituales en el interior de la empresa -dejando la relación con los clientes al margen- y cómo podemos implementarlos.

La distinción principal que introduce el ombudsman en cuanto a canal de comunicación con la organización es la informalidad y la más estricta confidencialidad y garantía de anonimato.

Canales formales e informales

Los primeros son aquellos cuya utilización supone una notificación formal a la organización, la cual habrá de actuar de oficio ante la información que recibe. Estos canales son por ejemplo el Canal ético, los canales de denuncia, acudir a RRHH o a un superior.

Los medios informales son aquellos que pueden ser más interesantes desde el punto de vista de la gestión de conflictos en la empresa. La distinción principal con los formales radica en que su uso no supone una notificación a la organización. Tampoco queda ningún tipo de evidencia tras su uso. De esta forma este canal da la seguridad al usuario de “poder tantear el terreno”, sin miedo a perder el control sobre el problema o incidencia que comunica.

El usuario del Ombudsman tiene plenas garantías de que sólo se trasladará la información que está transmitiendo al Ombuds si el expresamente lo autoriza, y aún cuando así se haga el Ombudsman tiene herramientas para trasladar la información y hacer un uso positivo de ella salvaguardando siempre el anonimato de la fuente.

De hecho, el uso de canales de comunicación puramente formales en conjunción con una política férrea de tolerancia 0 frente al quebranto de las normas, contraintuitibamente, es una práctica poco recomendable, pues induce a la infrautilización de los canales de comunicación, por miedo a estar creando “una montaña de un grano de arena”.

El Ombudsman organizacional sabe del valor y consecuencias que tiene la garantía de la confidencialidad por ello se habla del Ombudsman como el garante de la confianza institucional

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