La figura del ombudsman organizacional es relativamente nueva en nuestro país. Si estás familiarizado con el trabajo de empresas internacionales, especialmente norteamericanas, seguro que ya la conoces. Igualmente, si es la primera vez que te vas a reunir con uno de estos profesionales seguro que estás algo inseguro.

Te hemos hablado en numerosas ocasiones de que su trabajo consiste en conocer el interior de la empresa, pero eso no significa que forme parte de la cúpula de la misma ni que deba rendir cuentas a los jefes. Se trata de una figura independiente -aunque esté contratado como personal interno o externo- que busca las mejores opciones para todos.

Qué es lo que busca

Es lo que has de tener en cuenta siempre que vayas a verte con un ombusdman. Cuanto mejor conozca la situación mejor podrá hacer su trabajo, que es fundamental no sólo para solucionar algún problema interno, sino para evitar que pueda llegar a darse cualquier tipo de conflicto, incluso los que estén latentes.

Con anterioridad te hemos hablado de qué esperar de una reunión con un ombudsman organizacional. Ahora queremos centrarnos en cómo has de prepararte para este encuentro.

Quizás sería más adecuado decir que no has de hacer ninguna preparación especial, pero sí has de pensar en si hay algo que te preocupe o genere malestar en tu empresa. Es indiferente que sea el asunto por el que te pregunte u otro, es importante trasladárselo.

Si tienes alguna aportación que hacer él es el canal adecuado. Si no la tienes clara dale un par de vueltas antes de ir a verle, así podrás explicársela mejor. Usa tus mismas palabras y coméntalo con total confianza. Los encuentros que mantiene con los empleados son confidenciales y lo que tú le cuentes no va a salir de ahí, pero le ayudará a plantear alternativas y soluciones.

Qué no hacer

La peor estrategia es la de cerrarse en banda y no hablar o, directamente, optar por mentir. Un ombudsman no está para juzgarte, ni a ti ni a otros compañeros ni tampoco a la empresa. No pienses en qué es lo que quiere oír para decírselo, porque eso no solo no aportará nada, sino que hasta puede llegar a ser contraproducente.

Es recomendable no ponerse nervioso y afrontar esta reunión con la mayor naturalidad posible. Que te haya convocado a ti no quiere decir que pase nada contigo, eres parte de la empresa y por eso quiere conocer tus puntos de vista. Es cierto que la figura del ombudsman es una novedad en muchas empresas, pero en un corto periodo de tiempo se habrá normalizado y te habrás acostumbrado a hablar con él de forma regular.

Su objetivo es conocer a fondo una u otra situación y, con las herramientas con las que cuenta, aportar soluciones que permitan un final feliz. Si tú falseas lo que ocurre no solo no puede hacerlo, sino que se corre el riesgo de que las cosas vayan a peor.

La crisis económica en que estamos inmersos, a causa de la pandemia del Covid.19, ha hecho que los ERTEs sean un recurso utilizado por muchas empresas. A la hora de aplicarlo y gestionarlo, más allá de los trámites administrativos y burocráticos, hay diferentes formas de afrontarlo en el seno de la empresa. La figura del ombudsman organizacional puede ayudarte a hacerlo del modo más satisfactorio.

No vamos a entrar en este post a detallar cómo ha de gestionarse ante la administración pública, una tarea que entraña varias complicaciones. Queremos centrarnos en cómo hacerlo con las personas implicadas, como son sus trabajadores.

Impacto psicológico y social

En función de cómo se haga el impacto psicológico y social que tendrá será diferente. Es por ello que, desde un principio, se ha de tener la comunicación como bandera. En varias ocasiones os hemos hablado de que siempre es preferible explicar correctamente las cosas antes que dejar que los rumores y las fake news invadan la oficina. En un caso tan sensible e importante como es la tramitación de un ERTE, mucho mejor.

La decisión de recurrir a esta posibilidad la toma la empresa. De eso no cabe duda. Pero una vez que se ha decidido ha de transmitirla a sus empleados, de forma clara y directa. Es preferible se haga por escrito, pero, para ganar tiempo, puede hacerse también de forma verbal.

Los trabajadores han de saber en todo momento en qué situación se encuentra la empresa y su puesto de trabajo. Se ha de procurar transmitirles toda la tranquilidad posible. Eso no quiere decir que se tenga que ofrecer una visión excesivamente optimista o edulcorada de la situación, simplemente ha de ser la más realista y fidedigna posible.

Es importante que la empresa se ofrezca a solucionar cualquier duda que le pueda surgir a un empleado, antes, durante o después de la aplicación del ERTE. Y ya sea sobre su caso particular o aspectos generales del mismo. Es un procedimiento tedioso para la empresa, pero también para los empleados.

En este proceso puede ser de gran ayuda la figura del ombudsman organizacional, quien también puede ayudar a la hora de conocer el ánimo de los empleados, analizar la situación y afrontar cómo será la recuperación de la normalidad.

Salir reforzado de un ERTE

Un ombudsman organizacional sabe que una empresa puede salir reforzada de una situación que, a priori, podría ser negativa. Un ERTE es una situación temporal a la que se recurre por unas circunstancias específicas que, una vez se superan, puede acabarse y recuperar la normalidad. Tras ella, una organización puede salir fortalecida.

Si durante esos momentos excepcionales los trabajadores ven que la comunicación es transparente y correcta confiarán en su empresa. De hecho, pondrán todo de su parte para ayudar a su recuperación.

Si, por el contrario, consideran que no lo es pueden sentirse engañados. Esto derivará no solo en una relación enrarecida en el seno de la organización, que puede proyectarse hacia el exterior, sino también en una posible fuga de talento.

La del ombudsman organizacional es una figura emergente en nuestro país, aunque de sobra conocida en los entornos laborales de otros. Es por eso que resulta muy probable que en los últimos tiempos te hayas preguntado si tu entidad la necesita.

No cabe duda de que si te estás haciendo esa pregunta es porque hay algo que está fallando y piensas en cómo poder solucionarlo. Te encuentras, o temes que puedas hacerlo en un futuro, con una situación con la que no sabes lidiar o cómo hacerlo del modo más satisfactorio.

En ese caso has de tener en cuenta si la presencia de un ombudsman puede ayudar en su resolución. Si es el caso no dudes en contactar con este profesional o, si lo prefieres, puedes optar por formar a alguno de los que ya tiene tu empresa.

Adelantarse a los problemas

Para que su trabajo sea realmente efectivo es fundamental que se adelante a los acontecimiento y, sobre todo, pueda tener un conocimiento previo de qué ocurre, para que sepa cómo afrontar lo que está por venir. No cabe duda de que puede ver mucho más allá de lo que hacen otros y descubrir algo que ni siquiera había empezado a latir.

Sin embargo, a la hora de responder a la pregunta que te planteamos en el titular quizás lo hayamos propuesto del modo incorrecto. No has de tener un problema para contar con un ombudsman organizacional.

Igual que no te planteas que haya un departamento de recursos humanos o profesionales de marketing lo mismo debería aplicarse con este tipo de profesionales, especialmente cuando la entidad tiene cierto tamaño.

De contar con él evitarás que surjan esos problemas que podrían hacer que lo necesitaras en un determinado momento. La forma de no tener que llegar a esa situación es teniendo implantado en la empresa el trabajo del ombudsman.

Evitar un mal entorno laboral

Además, si en un momento puntual se precisan sus servicios la gente puede mostrarse recelosa y creer que algo no va bien, lo que derivará en una experiencia del empleado negativa y en posibles conflictos internos. Sin embargo, si siempre ha estado no va a haber razón por la que poner en duda la normalidad. Verán su trabajo tan normalizado como el de contabilidad o producción, por lo que no se levantarán suspicacias.

Un ombudsman escucha, atiende, investiga y trabaja a fin de conocer la situación real de tu empresa. A partir de su diagnóstico propondrá una serie de alternativas. Como ocurre con una enfermedad, la prevención y el diagnóstico precoz son fundamentales para evitar, o en todo caso, sanar un mal.

No has de esperar a que se evidencia que existen problemas para recurrir a un ombudsman. Hacerlo cuando las cosas bien te permitirá conseguir que vayan aún mejor.

Hemos hablado largo y tendido en los últimos meses sobre las funciones del ombudsman organizacional y cómo es un valor a tener en cuenta en cualquier tipo de empresa. No hay dudas respecto a por qué hay que contar con este tipo de profesionales, pero ¿sabes qué es lo que estos han de tener para ser un buen ombudsman?

Se trata de una profesión nueva y recién llegada a nuestro país, por lo que es normal que haya suscitado el interés de numerosas personas, que han podido ver en ella una salida laboral o un crecimiento en su carrera. Si estás interesado en convertirte en un ombudsman sigue leyendo, porque te interesa.

Se trata de un profesional formado en el campo de los recursos humanos. Aunque hemos diferenciado claramente sus funciones de las de este departamento no cabe duda de que hay varios aspectos en común y que todo profesional debe conocer. Va a trabajar mano a mano con el personal de recursos humanos, así que tener claro su funcionamiento le resultará de gran utilidad.

Organizado e independiente

El ombudsman trabaja en colaboración con otros departamentos, pero no cabe duda de que su labor es muy individual. Él se encarga de analizar la situación, comunicarse con los implicados y plantear una serie de sugerencias a partir de lo que ha visto y puede predecir. Para ello no cabe duda de que debe tratarse de una persona organizada e independiente.

Esa independencia se aplica también a su objetividad. Recuerda que aunque esté contratado, como empleado o consultor externo de la empresa, no forma parte de la dirección ni rinde cuentas ante ella. Su objetivo es encontrar la mejor forma de mejorar una situación, y para ello ha de no tener ningún punto de vista.

Ha de tener capacidad para formarse una idea de lo que ocurre en una empresa. De ahí que sea importante que tenga conocimiento del mundo empresarial, así como de la experiencia del empleado. Son las dos áreas en que se centrará su labor.

Discreto y con don de gentes

La discreción es una de sus señas de identidad. Dada la sensibilidad de los temas a tratar ha de ser una persona discreta. También ha de ser capaz también de generar un ambiente de confianza para que, aquellos con los que hable, se sientan cómodos al trasladarle su opinión o punto de vista sobre diversos aspectos relacionados con la empresa.

Para conseguirlo tener don de gentes y ser una persona comunicativa son dos rasgos que pueden ayudarle. Ha de ser también capaz de adaptarse a los diferentes estratos con los que se relaciona, desde la dirección de la organización a los empleados de cualquier nivel.

Al ser una figura un tanto desconocida en nuestro país no cabe duda de que puede haber recelos a la hora de acudir a una reunión con un ombudsman organizacional. Os hemos hablado largo y tendido en este blog sobre cuáles son sus funciones y cuáles son las herramientas de las que se sirve para conseguir ayudar al mejor funcionamiento de la empresa y satisfacción de los empleados.

Pero hoy queremos tratar el asunto desde un punto de vista más práctico. Si vas a tener una reunión con un ombudsman organizacional es normal que estés temeroso y receloso, pero ya te avisamos que no tienes porqué. Para disipar tus dudas, sigue leyendo.

No es hablar con alguien que represente a la organización

El ombudsman es contratado por la organización para la que trabajas, ya sea como un empleado propio o como una oficina externa. Sin embargo, hablar con él no es como hacerlo con un jefe o un responsable superior. Se le paga precisamente para lo contrario, para ser independiente e imparcial. Está ahí para escucharte y tratar de ayudarte.

Tienes que tener en cuenta que lo que pretende este profesional es servir de recurso para tratar todos aquellos temas que la organización sabe que jamás tratarías con nadie que no fuera totalmente ajeno a la organización, independiente y que garantizase la total confidencialidad y tu anonimato. Solo bajo esas circunstancias podrías trasladar tus miedo e inseguridades con tus compañeros, jefes, políticas d e la compañía o hechos ilícitos que si denunciaras en otro contexto podría incluso acarrear represalias. Por eso, el ombudsman quiere formarse una visión realmente objetiva de lo que está ocurriendo. Por eso habla con los empleados, pero también lo hace con sus superiores y cualquier persona que pueda estar implicada en los procesos que ha de analizar.

Las reuniones con el ombudsman son personales y la información que le proporciones, incluso la que él sustraiga de tu forma de expresarte o actuar, es confidencial. No se trata de un chivo expiatorio que vaya a ir contándole a tus jefes lo que has dicho. Él analiza lo que tú le cuentas y lo pone en valor con lo que le dicen otras muchas personas.

Busca ser un una ayuda imparcial

Como te comentábamos, su labor es la de tratar de ayudar a aquellos que acuden en su búsqueda. Pero siempre salvaguardando los principios de confidencialidad, informalidad, neutralidad e independencia. Para ello ha de conocer las inquietudes y preocupaciones de todo aquel que quiera consultarle, así como la de aquellos que aunque no hayan acudido a el directamente puedan tener algún tipo de interés u opinión de importancia,en relación con el tema de consulta.

Nuestra recomendación es que ante un encuentro con un ombudsman acudas calmado y te muestres sincero. Además, si tienes cualquier tipo de duda no has de temer planteársela en cualquier momento. Te explicará que lo que habléis no saldrá de ese entorno, ni tampoco presentará informes a tus superiores sobre lo que has dicho. Ni tú, ni cualquier otro de tus compañeros.

El ombudsman organizacional es un profesional independiente porque es la única manera en que puede cumplir con su trabajo, distanciándose de los objetivos de la empresa y centrándose en la resolución de conflictos o en proporcionar las indicaciones para que la empresa avance lo mejor posible.

La figura del ombudsman organizacional es relativamente nueva. Desde hace unos años las corporaciones han visto la importancia de contar con un profesional que les ayude a detectar y solucionar diversas situaciones que pueden darse en el seno de la oficina. Sin embargo, en otros países hace tiempo que ya es ampliamente conocida y reconocida.

El ombudsman trabaja en el ámbito empresarial y, por sus funciones, se suele relacionar con el departamento de recursos humanos, aunque no compartan funciones, Pero sus verdaderos orígenes se encuentran en la esfera pública, no privada.

Defensor de derechos humanos

De hecho, las primeras referencias a esta figura se asocian con lo que ahora relacionaríamos con un defensor de los derechos humanos. Concretamente la palabra viene de ombuds (vocero, el que da a conocer noticias) y man (hombre). El término se utilizó por primera vez a principios del siglo XIX en Suecia. La Comisión Constitucional redactora de la Carta Magna estableció esta figura como institución jurídica del sistema sueco.

Desde entonces ha ido evolucionando y aparecido no solo en diversos países, sino también con diferentes matices. Así, entre otros está el del ámbito laboral, que es el que nos compete a nosotros.

En el caso del ombudsman organizacional se mantiene el espíritu de la figura inicial, que tenía capacidad para investigar y analizar situaciones en que pudieran vulnerarse los derechos de cualquier persona. En el ámbito laboral sus funciones son más amplias, puesto que su labor abarca todos los aspectos que puedan suponer un problema en el día a día de una organización.

No cubre únicamente a la posible vulneración de derechos fundamentales, sino que trabaja para que se cree el mejor entorno laboral posible. Y para ello analiza, supervisa y plantea alternativas para que la empresa consiga sus fines.

Su independencia, su gran valor

Tanto el ombudsman original, que trabajaba en la esfera pública, como el empresarial, cuenta con la independencia como uno de sus grandes valores. El primero no dependía del gobierno ni del estado y profesaba su lealtad a los ciudadanos. En el caso del ombudsman organizacional ocurre lo mismo. Se trata de una figura independiente, aunque pueda estar contratado o forme parte de la empresa. Su labor se centra en buscar que todo se encuentre bien en el seno de la organización, sabedor de que esto repercutirá en todos los niveles de la misma.

Aunque, como decíamos al principio de este post, la figura del ombudsman organizacional es de reciente creación en España hay otros países en que trabaja con gran éxito desde hace años. Es el caso de Estados Unidos o el Reino Unido. Allí, como están cada vez se ve más aquí, las grandes corporaciones cuentan con un ombudsman, ya sea empleado propio o contratado de manera externa.

Si necesitas contratar una oficina de ombudsman o quieres formar a uno de tus empleados no dudes en contactar con el Centro Europeo del Ombudsman Organizacional.